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情報共有をスムーズにするための効果的な方法 【ちーくる活用術のご紹介 vol.4☆彡】

情報共有をスムーズにするための効果的な方法

ちーくる公式ホームぺージをご覧いただき、ありがとうございます。
今日は、「ホームぺージだけで終わらせない!スムーズな情報共有(情報公開)の方法」をお伝えしたいと思います。

 

同窓会やOB会、チーム、サークルでの情報共有は本当にホームぺージだけで大丈夫?

同窓会やOB会(OB・OG会)、チーム、サークルなどの運営において、ホームぺージを活用した「団体内での情報共有方法」を以前の記事でお伝えしました。

(団体内での情報共有方法についての記事はこちらちーくる活用術のご紹介☆彡

以前の記事では、

  • ホームぺージ上に情報共有用のページを作ることで、団体内での情報共有に役立てられること
  • そのページにパスワードをかけることも可能なので、情報のセキュリティ面でも安心であること

をお伝えしました。

ただ、ホームぺージ上に情報共有として情報をどんどん掲載してゆくだけでは、本当の意味での「共有」になっていない場合があると思いませんか?

 

さて、ここで質問です。
みなさんが運営メンバーではなく、同窓会やOB会、チーム、サークルなどの1メンバーだったとして、自分たちのホームぺージを頻繁に確認しますか?
チームやサークルであれば、予定表や練習スケジュール、活動写真など頻繁に更新されるコンテンツがあると比較的見る方が多い傾向に思いますが、同窓会やOB会であれば、なかなかホームぺージの更新を確認される方は少ないのではないでしょうか?

 

そうです!ここがホームぺージでの情報共有の大きなステップなのです!
ホームぺージは更新はしていけるものの、メンバーや会員の方が自分から見に来てくれなければ、真の情報共有とは言えないのです。
チームやサークルのメンバーの方であれば、ホームぺージでスケジュールを確認しないと練習の予定が分からなくて困ることがあったり、自分の出場した大会や行事の写真を見たいという明確な目的がある為、比較的頻繁に自ら情報を確認してくれます。
しかし、同窓会やOB会の情報はリアルタイムで確認しなければならない情報が少なく、更新される内容が比較的少量であるため、自ら頻繁に確認しない傾向があります。

 

しかし、ホームぺージで情報を共有することは、運営メンバーにとっても、一般メンバーや会員にとっても、大きなメリットがありますよね。
運営メンバーであれば、

  • 情報を掲載する手間が少ない
  • 情報更新に基本費用がかからない
  • リアルタイムに変更できる

一般のメンバー・会員であれば、

  • 過去の情報も含めて情報の確認をしやすい
  • インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも確認できる

では、もっとスムーズにホームぺージ上で情報共有するためには、どうすればよいのでしょうか?

 

メーリングリスト(ML)の活用

同窓会やOB会、チーム、サークルのメンバーや会員が自ら情報を見に来ないというなら、ホームぺージに訪れる導線を準備することで、ホームぺージでの情報共有がもっとスムーズになりますよ!
その方法の一つとして、ご紹介するのがメーリングリスト(ML)です。
メーリングリストとは、複数の人に同時に電子メールを配信する仕組みのことです。運営メンバーがメーリングリストの送信用アドレスに1通メールを送るだけで自動で登録してあるメンバーのメールアドレスに同じ内容のメールが配信されます。
このメーリングリストの機能とホームぺージ上の情報をうまく連携しながら、情報共有をスムーズに行いましょう。

 

例えば、チームの予定表をホームページとメーリングリストを使って共有する場合。
まず、ホームぺージに予定情報を掲載します。すると、頻繁にチームのホームぺージを確認しているユーザーには情報を共有できますが、あまり確認していないユーザーは情報を共有できません。
そこで、メーリングリストに「ホームぺージに予定情報を掲載したよ」もしくは、掲載した予定情報をコピーしてそのままメーリングリストで送りましょう。
すると、メンバー側はメールが来ることでホームぺージを訪れる一つのきっかけにもなりますし、たとえメール上で予定が分かったとしても、ホームぺージでも確認できるんだなという安心感が生まれます

 

例えば、同窓会やOB会のホームぺージで会合のスケジュールを共有する場合。
まず、ホームぺージに次期会合のスケジュールを更新します。同窓会やOB会のホームぺージはチームやサークルのホームぺージと比べると、どうしても頻繁に確認にくるメンバーが少ない傾向があるので、会合開催の通知も合わせて、メーリングリストでメールを送りましょう。
すると、同窓会やOB会のメンバーや会員はホームぺージに情報が更新されたことをリアルタイムで知ることができ、またホームぺージに訪れるきっかけにもなります。

 

さらに、ホームぺージ上に過去のメーリングリストの内容を確認できるページを用意しておくと、ホームぺージを訪れるメンバーにとっても優しい、しっかりと活用されるホームぺージとなる事間違いなしです!
広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様では、「ML情報館」というページを準備し、しっかりとホームぺージを活用いただいております。

情報共有をスムーズにするための効果的な方法 広島市立大学トライアスロン部OB・OG会ML情報館ページ

広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様ホームぺージ ML情報館ページはこちら
http://www.hcutc-obog.com/mlinfo/

 

このように、ホームぺージだけを使用した情報共有ではなく、メーリングリストや時には紙媒体などのホームぺージ以外の広報ツールを使うことで、ホームぺージの活用がさらに幅広くなります。

 

ちーくるのホームぺージ制作サービスでのメーリングリスト

ちなみに、本日ご紹介したメーリングリスト(ML)機能は、ちーくるのホームぺージ制作のサービスの一つとして無料でご利用いただけます。
メーリングリストに登録することができるアドレスも500件まで登録可能です!
(ちーくるのホームページ制作の内容・料金についてはこちらちーくる公式ホームぺージ プラン・料金

 

現在、同窓会やOB会、チーム、サークルなどのホームページ運用でお困りの方ホームぺージ制作をお悩みの方、ぜひ参考にしてみて下さいね。

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