ちーくるからのお知らせ

情報共有をスムーズにするための効果的な方法 【ちーくる活用術のご紹介 vol.4☆彡】

情報共有をスムーズにするための効果的な方法

ちーくる公式ホームぺージをご覧いただき、ありがとうございます。
今日は、「ホームぺージだけで終わらせない!スムーズな情報共有(情報公開)の方法」をお伝えしたいと思います。

 

同窓会やOB会、チーム、サークルでの情報共有は本当にホームぺージだけで大丈夫?

同窓会やOB会(OB・OG会)、チーム、サークルなどの運営において、ホームぺージを活用した「団体内での情報共有方法」を以前の記事でお伝えしました。

(団体内での情報共有方法についての記事はこちらちーくる活用術のご紹介☆彡

以前の記事では、

  • ホームぺージ上に情報共有用のページを作ることで、団体内での情報共有に役立てられること
  • そのページにパスワードをかけることも可能なので、情報のセキュリティ面でも安心であること

をお伝えしました。

ただ、ホームぺージ上に情報共有として情報をどんどん掲載してゆくだけでは、本当の意味での「共有」になっていない場合があると思いませんか?

 

さて、ここで質問です。
みなさんが運営メンバーではなく、同窓会やOB会、チーム、サークルなどの1メンバーだったとして、自分たちのホームぺージを頻繁に確認しますか?
チームやサークルであれば、予定表や練習スケジュール、活動写真など頻繁に更新されるコンテンツがあると比較的見る方が多い傾向に思いますが、同窓会やOB会であれば、なかなかホームぺージの更新を確認される方は少ないのではないでしょうか?

 

そうです!ここがホームぺージでの情報共有の大きなステップなのです!
ホームぺージは更新はしていけるものの、メンバーや会員の方が自分から見に来てくれなければ、真の情報共有とは言えないのです。
チームやサークルのメンバーの方であれば、ホームぺージでスケジュールを確認しないと練習の予定が分からなくて困ることがあったり、自分の出場した大会や行事の写真を見たいという明確な目的がある為、比較的頻繁に自ら情報を確認してくれます。
しかし、同窓会やOB会の情報はリアルタイムで確認しなければならない情報が少なく、更新される内容が比較的少量であるため、自ら頻繁に確認しない傾向があります。

 

しかし、ホームぺージで情報を共有することは、運営メンバーにとっても、一般メンバーや会員にとっても、大きなメリットがありますよね。
運営メンバーであれば、

  • 情報を掲載する手間が少ない
  • 情報更新に基本費用がかからない
  • リアルタイムに変更できる

一般のメンバー・会員であれば、

  • 過去の情報も含めて情報の確認をしやすい
  • インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも確認できる

では、もっとスムーズにホームぺージ上で情報共有するためには、どうすればよいのでしょうか?

 

メーリングリスト(ML)の活用

同窓会やOB会、チーム、サークルのメンバーや会員が自ら情報を見に来ないというなら、ホームぺージに訪れる導線を準備することで、ホームぺージでの情報共有がもっとスムーズになりますよ!
その方法の一つとして、ご紹介するのがメーリングリスト(ML)です。
メーリングリストとは、複数の人に同時に電子メールを配信する仕組みのことです。運営メンバーがメーリングリストの送信用アドレスに1通メールを送るだけで自動で登録してあるメンバーのメールアドレスに同じ内容のメールが配信されます。
このメーリングリストの機能とホームぺージ上の情報をうまく連携しながら、情報共有をスムーズに行いましょう。

 

例えば、チームの予定表をホームページとメーリングリストを使って共有する場合。
まず、ホームぺージに予定情報を掲載します。すると、頻繁にチームのホームぺージを確認しているユーザーには情報を共有できますが、あまり確認していないユーザーは情報を共有できません。
そこで、メーリングリストに「ホームぺージに予定情報を掲載したよ」もしくは、掲載した予定情報をコピーしてそのままメーリングリストで送りましょう。
すると、メンバー側はメールが来ることでホームぺージを訪れる一つのきっかけにもなりますし、たとえメール上で予定が分かったとしても、ホームぺージでも確認できるんだなという安心感が生まれます

 

例えば、同窓会やOB会のホームぺージで会合のスケジュールを共有する場合。
まず、ホームぺージに次期会合のスケジュールを更新します。同窓会やOB会のホームぺージはチームやサークルのホームぺージと比べると、どうしても頻繁に確認にくるメンバーが少ない傾向があるので、会合開催の通知も合わせて、メーリングリストでメールを送りましょう。
すると、同窓会やOB会のメンバーや会員はホームぺージに情報が更新されたことをリアルタイムで知ることができ、またホームぺージに訪れるきっかけにもなります。

 

さらに、ホームぺージ上に過去のメーリングリストの内容を確認できるページを用意しておくと、ホームぺージを訪れるメンバーにとっても優しい、しっかりと活用されるホームぺージとなる事間違いなしです!
広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様では、「ML情報館」というページを準備し、しっかりとホームぺージを活用いただいております。

情報共有をスムーズにするための効果的な方法 広島市立大学トライアスロン部OB・OG会ML情報館ページ

広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様ホームぺージ ML情報館ページはこちら
http://www.hcutc-obog.com/mlinfo/

 

このように、ホームぺージだけを使用した情報共有ではなく、メーリングリストや時には紙媒体などのホームぺージ以外の広報ツールを使うことで、ホームぺージの活用がさらに幅広くなります。

 

ちーくるのホームぺージ制作サービスでのメーリングリスト

ちなみに、本日ご紹介したメーリングリスト(ML)機能は、ちーくるのホームぺージ制作のサービスの一つとして無料でご利用いただけます。
メーリングリストに登録することができるアドレスも500件まで登録可能です!
(ちーくるのホームページ制作の内容・料金についてはこちらちーくる公式ホームぺージ プラン・料金

 

現在、同窓会やOB会、チーム、サークルなどのホームページ運用でお困りの方ホームぺージ制作をお悩みの方、ぜひ参考にしてみて下さいね。

メンバー・会員の情報管理を分かりやすく、簡単に! 【ちーくる活用術のご紹介 vol.3 ☆彡】

こんにちは!
今日は、同窓会、チーム、サークル、協会などの非営利団体の運営のお悩みによく上がる話題の一つ「会員(メンバー)の情報管理」について、ご紹介します。

 

同窓会、チーム、サークル、協会などの非営利団体の皆さん!
会員(メンバー)の情報管理ってどのように行っていますか?

情報会員(メンバー)のお引越し、携帯の変更、メールアドレスの変更、改姓などなど…
個人情報なだけに適当な管理ではだめ!
しかし、窓口を決めてその人に電話、メール、郵送などすると、どんどん運営側の負担が重くなります。
その上、なにより会員(メンバー)自身も申請がめんどくさい!

そんな時、ちーくるであれば、ホームぺージのお問い合わせフォームから会員情報の変更を受け付けることが可能です♪
ちーくるのお問い合わせフォームには、「お問い合わせ項目」という形で、このお問い合わせが「何に対するお問い合わせなのか」を選択する機能をつけることができます。

例えば、広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様を見てみましょう。(下の画像をクリック)
「お問い合わせ項目」として「メーリングリストについて」「名簿登録住所について」「会費について」「その他」を設定されています。

ちーくる活用術のご紹介 vol.3 ☆彡 会員(メンバー)の情報管理

(画像をクリックすると、拡大されます。)

実際の広島市立大学トライアスロン部OB・OG会様のホームぺージはこちら↓
http://www.hcutc-obog.com/contact/

この項目はもちろん自由に設定可能です!
ホームぺージのお問い合わせフォームを窓口として一本化し、お問い合わせ方法を分かりやすくすることで、運営側の負担を軽くすることができますよ。
また、運営の引継ぎも簡単になります。

お問い合わせフォームからお問い合わせがあると、指定されたメールアドレスにお問い合わせ内容が書かれたメールを自動でお送りします。
運営の引継ぎの際は、その指定メールアドレスを変更するだけでもOKです。
もしくは、「info@○○○.teacle.jp」などのホームぺージ用のメールアドレスを作成し、そのメールアドレスを運営幹部で引き継いでいくことも可能です。

ホームぺージを情報共有、発信の場だけではなく、会員(メンバー)の情報管理にも役立てましょう(^^)

効率的にメンバー・会員を応募しよう! 【ちーくる活用術のご紹介 vol.2 ☆彡】

ちーくる公式ホームぺージをご覧いただき、ありがとうございます。
今日は、チーム・サークル・同窓会などの非営利団体の方のお悩みでよく上がる話題の一つ「メンバー(会員)の応募方法」について、ご紹介します。

 

メンバーの応募方法はぱっと思いつくだけでも、

  • 全国区や地域のメンバー募集掲示板への投稿
  • 地域で発行している新聞や情報誌への掲載
  • チラシ
  • 貼り紙

などなど方法はたくさんありますよね。
「募集にかけられる費用なども考えると、効率的に応募をしたい!」
このような思いを持っている運営メンバーの方も多いのではないでしょうか?

効率的にチーム・サークルなどの団体の存在を知らせ、興味を引くためにはどのような方法が良いのでしょうか?
何かのチームやサークル・教室や同窓会など自分が参加する団体を探している方、
応募する側の方が求めている情報を分かりやすく伝えること
これが応募の第一歩として重要なポイント
のようです。
例えば、チームのメンバーや活動頻度、目標、雰囲気などの団体情報や実際の写真などですね。

 

ちーくるのホームページ制作では、チーム・サークル・同窓会の活動内容やコンセプトなどのページを準備することはもちろん、
「ギャラリー」ページで普段の活動や懇親会の様子のお写真を掲載すること、
「メンバー」ページなどで実際のメンバーの方のお写真やコメントなどを掲載することもできます!
団体のホームページがあることで、団体情報をしっかりと伝えることができます!

実際のイメージは下記サイトをチェック↓

山口県山陽小野田市のバレボールチーム MDV club in 小野田
「メンバー紹介・応募」ページ
http://www.mdv-onoda.club/member/
「ギャラリー」ページ
http://www.mdv-onoda.club/gallery/

 

インターネット検索で団体のホームページを見つけてもらうだけでなく、
冒頭でお伝えしたメンバー募集掲示板やチラシなども媒体も利用しながら、ホームページへアクセスしてもらう導線を作ることで、
団体情報も伝わりやすく、より効率的にメンバーの募集が可能になります♪

 

また、ちーくるのホームページ制作では、お問い合わせフォームも標準搭載しておりますので、
ホームページからお問い合わせを受け付けることも可能です。
お問い合わせがあった場合、事前に登録したメールアドレスへ自動でメールが送信される仕組みとなっています。
(初期制作範囲内のお問い合わせフォームは、スタンダードプラン:1個、プレミアムプラン:2個になります。
詳しくはこちら→ちーくる 料金表

 

実際のイメージは下記サイトをチェック↓

山口県山陽小野田市のバレボールチーム MDV club in 小野田
「メンバー応募フォーム」ページ
http://www.mdv-onoda.club/application/

情報共有に効果的なホームぺージ活用術 【ちーくる活用術のご紹介☆彡】

ちーくる公式ホームぺージをご覧いただき、ありがとうございます。
この「ちーくる活用術のご紹介」では、同窓会やOB会、チーム、サークルなどの運営に役立つ情報を発信します!
皆さんのお困りごとや悩みごとの解決にお力添えできるよう、様々な題材を取り上げていきますので、どうぞよろしくお願いいたします。

今日は、チーム・サークル・同窓会などの運営をする上で大きな課題となりがちな、団体内の情報共有についてご紹介いたします。

チーム・サークルであれば…

  • 練習開催条件
  • 練習中止条件
  • 活動ルール
  • 練習・試合スケジュール
  • お金の状況の開示
  • チームのコンセプト
  • チームの目標
  • 運営メンバーでの会議議事録

などなどが考えられますね。

同窓会であれば…

  • 同窓会の運営ルール
  • 運営メンバーの情報
  • 母校の情報
  • 同窓会の過去の活動履歴
  • 同窓会の活動予定スケジュール
  • 運営メンバーでの会議議事録
  • 会報の開示

などなど。

ちーくるでは、チーム・サークル・同窓会などでメンバー間で情報共有できる場所をホームページ上で確保することができます!
「書庫」や「レポート」、「メンバーページ」などお好きなページ名を決めていただき、ページにパスワードロックをかけることで、
パスワードを共有した団体のメンバーのみ閲覧可能にすることができます。

↓詳しくは、下記サイトをチェック!
・広島市立大学トライアスロン部 OB・OG会 「書庫」ページ
http://www.hcutc-obog.com/stacks/

・関東柔道整復専門学校 「レポート」ページ
http://www.kanto-jyusei.teacle.jp/report/

ちーくる公式Twitter開設!

ちーくる公式Twitterを開設しております!
アカウント名@teacle.jp → https://twitter.com/teaclejp

ちーくるのことやリコネクトの日常など、日々更新しておりますので、ぜひご覧ください。
フォローもいつでも大歓迎です!!

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。
詳しくはこちらよりご利用ください。

「いつでも確認できる電子マニュアル」

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。
詳しくはこちらよりご利用ください。

「いつでも確認できる電子マニュアル」

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。

ちーくる操作マニュアルを更新いたしました。
詳しくはこちらよりご利用ください。

「いつでも確認できる電子マニュアル」

【制作実績のご紹介】関東柔道整復専門学校・校友会 様

関東柔道整復専門学校「校友会」様のサイトをちーくるで制作しました。
http://www.kanto-jyusei.teacle.jp/

関東柔道整復専門学校校友会

1 / 212

ちーくるへのお問い合わせ・お申し込み

お問い合わせ
お申し込み
このサイトを広める